Vltanovia Event & Entertainment Agency

Ochrana osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů Vltanovia

Na této stránce vysvětlujeme, jak jako eventová agentura pracujeme s osobními údaji klientů, zájemců o služby a návštěvníků webových stránek a jak je chráníme v souladu s platnými právními předpisy.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Vltanovia
eventová agentura zaměřená na tematické večery, firemní akce a soukromé oslavy
(doplnit obchodní firmu / název společnosti)

Kontaktní údaje správce:

Správce je odpovědný za to, že veškeré zpracování osobních údajů probíhá transparentně, pouze v nezbytném rozsahu a s důrazem na bezpečnost a soukromí všech osob, jejichž údaje jsou zpracovávány.

Jaké osobní údaje shromažďujeme

Rozsah osobních údajů vždy odpovídá konkrétní poptávce, typu plánované akce a způsobu komunikace. Nejčastěji zpracováváme tyto kategorie údajů:

  • Identifikační údaje – jméno a příjmení, případně název společnosti a pracovní pozice.
  • Kontaktní údaje – e‑mailová adresa, telefonní číslo a město či lokalita konání akce.
  • Údaje o plánovaném eventu – typ akce (např. firemní večírek, teambuilding, soukromá oslava), předpokládaný termín, počet hostů, představa o programu a formátu večera.
  • Preferenční údaje – informace o preferovaném zábavním programu, výzdobě, časovém harmonogramu, doprovodných službách a dalších očekáváních souvisejících s eventem.
  • Obsah komunikace – texty zpráv z kontaktních formulářů, e‑mailová korespondence a poznámky vztahující se k přípravě a realizaci akce.
  • Technické a provozní údaje – IP adresa, údaje o zařízení a prohlížeči, informace o aktivitě na webu a cookies (podrobněji v části Zásady používání cookies).

V rámci standardní spolupráce nevyžadujeme a záměrně neshromažďujeme zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje), pokud to nevyplývá z právní povinnosti nebo zásadní potřeby konkrétního případu. V takovém případě budete vždy předem informováni.

Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro profesionální přípravu a realizaci našich eventových služeb a pro řádné plnění našich právních povinností. Konkrétně zejména pro tyto účely:

  • Reakce na poptávky a dotazy – vyřízení vaší žádosti o informace, představení možností programu, upřesnění zadání a zodpovězení dotazů k průběhu akce.
  • Příprava nabídek a kalkulací – zpracování cenové nabídky, návrhu scénáře večera a doporučení konkrétních aktivit dle počtu hostů a charakteru eventu.
  • Uzavření a plnění smlouvy – administrace smluvního vztahu, organizace eventu, koordinace s dodavateli, komunikace během příprav a po skončení akce.
  • Obchodní komunikace se stávajícími klienty – zasílání informací o souvisejících službách nebo novinkách v oblasti eventů, pokud máte či jste měli s námi navázanou spolupráci a nevyjádříte nesouhlas.
  • Marketing na základě souhlasu – zasílání newsletterů a personalizovaných pozvánek na prezentace nebo ukázkové akce, pokud k tomu udělíte výslovný souhlas.
  • Plnění právních povinností – vedení účetnictví, archivace daňových dokladů, plnění povinností vyplývajících z právních předpisů a součinnost s orgány veřejné moci.
  • Ochrana našich práv a oprávněných zájmů – předcházení podvodům, uplatňování a obhajoba právních nároků, nastavení a evidence interních procesů pro kvalitní a bezpečný průběh eventů.

Právní základy zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu máme jeden nebo více právních důvodů stanovených obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a souvisejícími právními předpisy. Nejčastěji se jedná o:

  • Plnění smlouvy a jednání o jejím uzavření – zpracování údajů je nezbytné pro přípravu nabídky, uzavření smlouvy a realizaci sjednaného eventu.
  • Oprávněný zájem správce – zejména základní přímý marketing vůči stávajícím klientům, vylepšování našich služeb, evidence komunikace a ochrana našich právních nároků. Vždy zohledňujeme váš přiměřený očekávaný komfort a možnost vznést námitku.
  • Souhlas se zpracováním – například pro zasílání newsletteru osobám, které nejsou našimi klienty, nebo pro určité marketingové aktivity, které nejsou odůvodněny jiným právním základem. Souhlas můžete kdykoliv odvolat.
  • Plnění právních povinností – uchovávání účetních dokladů, poskytování součinnosti orgánům veřejné moci, vedení zákonných evidencí a archivní povinnosti.

Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelů, pro které byly shromážděny, případně po dobu stanovenou nebo umožněnou právními předpisy. Doba uchovávání se liší podle povahy údajů a právního důvodu zpracování:

  • Údaje pro poptávkové řízení – typicky po dobu probíhající komunikace a nejdéle 12 měsíců od posledního aktivního kontaktu, pokud nedojde k uzavření smlouvy.
  • Údaje související se smluvním vztahem – po dobu trvání smlouvy a následně po dobu 3–5 let od skončení spolupráce, zejména pro účely ochrany právních nároků a prokazatelnosti průběhu spolupráce.
  • Účetní a daňové doklady – po dobu stanovenou právními předpisy (zpravidla 10 let od konce účetního období).
  • Marketing na základě souhlasu – do doby odvolání souhlasu nebo maximálně po dobu uvedenou v okamžiku jeho udělení, přičemž o blížícím se konci doby uchovávání vás můžeme informovat.
  • Technické a provozní údaje – podle nastavení konkrétních cookies a logů, zpravidla v řádu dnů až měsíců; podrobnosti uvádíme v Zásadách používání cookies.

Po uplynutí příslušné doby uchovávání jsou osobní údaje bezpečně vymazány, anonymizovány nebo agregovány tak, aby již nebylo možné identifikovat konkrétní osobu.

Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Za účelem zajištění kvalitního eventového servisu a provozu našich webových stránek spolupracujeme s ověřenými partnery a dodavateli, kterým mohou být osobní údaje v nezbytném rozsahu předávány. Jedná se zejména o:

  • Poskytovatele IT a hostingu – správci webhostingu, e‑mailových služeb, nástrojů pro správu poptávek a zabezpečení webu.
  • Technické a produkční partnery – dodavatele technického zabezpečení eventů (např. ozvučení, osvětlení), dekorací nebo doprovodných služeb, pokud je to nezbytné pro zajištění konkrétní akce.
  • Účetní a daňové poradce – pro účely vedení účetnictví a plnění daňových povinností.
  • Právní poradce – v odůvodněných případech při řešení právních záležitostí souvisejících s konkrétní zakázkou či nárokem.
  • Orgány veřejné moci – pouze v případech, kdy je takové předání vyžadováno právními předpisy nebo na základě jejich zákonných oprávnění.

Všichni zpracovatelé, kteří pro nás zpracovávají osobní údaje, jsou smluvně zavázáni k dodržování povinností v oblasti ochrany osobních údajů a k zachování mlčenlivosti.

Předávání osobních údajů mimo EU / EHP

V současné době osobní údaje zásadně nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

Pokud by v budoucnu došlo k zapojení partnera se sídlem mimo EU / EHP (například poskytovatele specifického digitálního nástroje), bude takový přenos uskutečněn pouze v souladu s požadavky GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného vhodného mechanismu. O takovém přenosu a souvisejících zárukách bychom vás vždy transparentně informovali.

Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte podle GDPR a dalších právních předpisů následující práva:

  • Právo na přístup – máte právo získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, obdržet informace o rozsahu a účelech zpracování a kopii zpracovávaných údajů.
  • Právo na opravu – v případě, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
  • Právo na výmaz – v určitých případech můžete požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali, zejména pokud již nejsou potřebné pro daný účel nebo byl odvolán souhlas.
  • Právo na omezení zpracování – můžete požadovat omezení zpracování, pokud napadnete přesnost údajů, nesouhlasíte se zpracováním na základě oprávněného zájmu nebo potřebujete údaje pro uplatnění nároků.
  • Právo na přenositelnost údajů – máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají a které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci.
  • Právo vznést námitku – můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování, které probíhá na základě oprávněného zájmu, včetně profilování, a také proti zpracování pro účely přímého marketingu.
  • Právo kdykoli odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v části Správce osobních údajů. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od jejich obdržení. V odůvodněných případech může být tato lhůta prodloužena, o čemž vás budeme informovat.

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že zpracováváme vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost dozorovému orgánu.

Dozorovým orgánem v České republice je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.cz

Budeme vděční, pokud s námi nejprve situaci zkusíte vyřešit přímo – umožní nám to rychleji reagovat a případné nedorozumění společně vyjasnit.

Zabezpečení osobních údajů

Ochrana osobních údajů je nedílnou součástí našich interních procesů při přípravě a realizaci eventů i při správě webových stránek. Přijali jsme vhodná technická a organizační opatření, která pomáhají předcházet zneužití, ztrátě, neoprávněnému přístupu či jiným incidentům.

Mezi tato opatření patří zejména:

  • využívání zabezpečených připojení (např. šifrování komunikace pomocí protokolu HTTPS),
  • omezení přístupu k osobním údajům pouze na osoby, které je nezbytně potřebují pro plnění svých úkolů,
  • používání silných přihlašovacích údajů a pravidelná správa oprávnění,
  • pravidelné aktualizace používaných systémů a sledování možných bezpečnostních rizik,
  • vzdělávání spolupracovníků v oblasti bezpečného nakládání s osobními údaji.

Při výběru našich dodavatelů dbáme na to, aby rovněž dodržovali vysoký standard zabezpečení osobních údajů a byli smluvně zavázáni k jejich ochraně.

Zásady používání cookies

Na našich webových stránkách používáme cookies a podobné technologie, které nám pomáhají zajistit spolehlivý provoz, analyzovat návštěvnost a v některých případech také přizpůsobit obsah nebo měřit úspěšnost marketingových kampaní.

Cookies lze rozdělit zejména na tyto kategorie:

  • Nezbytné (technické) cookies – zajišťují základní funkce webu, jako je bezpečné přihlášení, fungování formulářů nebo uložení vašich voleb v rámci cookie panelu. Bez těchto cookies by web nemusel správně fungovat.
  • Preferenční cookies – umožňují zapamatovat si vaše volby (např. jazykové nebo zobrazovací nastavení) a přizpůsobit tak web vašim potřebám.
  • Analytické cookies – pomáhají nám porozumět, jak návštěvníci používají naše stránky, jaké sekce jsou nejčastěji navštěvované a odkud na web přicházejí, abychom mohli zlepšovat obsah i uživatelský zážitek.
  • Marketingové cookies – využívají se pro zobrazování relevantního obsahu a měření účinnosti reklamních kampaní. Tyto cookies nastavujeme pouze na základě vašeho souhlasu.

Při první návštěvě webu se vám zobrazí cookie panel, ve kterém můžete přehledně spravovat svůj souhlas s jednotlivými kategoriemi cookies. Svůj výběr můžete kdykoli později změnit prostřednictvím odkazu na správu cookies v patičce webu nebo v nastavení prohlížeče.

Podrobnější informace o jednotlivých kategoriích používaných cookies, jejich době trvání a možnostech správy naleznete v samostatném dokumentu Zásady používání cookies.

Aktualizace zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být čas od času aktualizovány, aby odrážely změny v poskytovaných službách, použitých technologiích nebo požadavcích právních předpisů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce a je označena datem účinnosti.

Datum účinnosti této verze zásad: (doplnit datum)