Obchodní podmínky eventové agentury Vltanovia
Na této stránce naleznete podrobné obchodní podmínky agentury Vltanovia pro poskytování eventových služeb, tematických večerů a zábavních programů pro firemní i soukromé klienty.
1. Úvod do obchodních podmínek
Tyto obchodní podmínky upravují práva a povinnosti mezi eventovou agenturou Vltanovia (dále jen „Agentura") a jejími klienty (dále jen „Klient") při zajišťování firemních a soukromých akcí, tematických večerů, zábavních programů a souvisejících služeb. Cílem je transparentně a srozumitelně vymezit podmínky spolupráce, aby příprava i realizace každého eventu probíhala plynule, profesionálně a v souladu s očekáváním obou stran.
Obchodní podmínky jsou nedílnou součástí každé smlouvy nebo závazné objednávky uzavřené mezi Agenturou a Klientem. Odchylná ujednání sjednaná písemně ve smlouvě mají přednost před zněním těchto obchodních podmínek pouze v rozsahu, v jakém se výslovně liší.
Agentura se zaměřuje na přípravu a realizaci prémiových eventů s důrazem na atmosféru, vizuální zážitek, kvalitní zábavní program a společenskou interakci hostů. Herní prvky, jako jsou pokerové, ruletové či blackjackové stoly, jsou prezentovány výhradně jako součást zábavních a tematických programů, bez jakékoliv návaznosti na online nebo peněžité hazardní služby.
2. Definice a základní pojmy
Pro účely těchto obchodních podmínek se rozumí:
- Agentura – subjekt Vltanovia, eventová agentura poskytující služby v oblasti návrhu, produkce a realizace eventů. Konkrétní identifikační a kontaktní údaje Agentury jsou uvedeny ve smlouvě nebo závazné objednávce (dále jen „Smlouva").
- Klient – fyzická nebo právnická osoba, která uzavírá s Agenturou Smlouvu za účelem uspořádání eventu, tematického večera nebo zábavního programu pro své hosty či účastníky.
- Event – jakákoli organizovaná akce zajišťovaná Agenturou pro Klienta, například firemní večírek, teambuilding, konference, galavečer, banket, narozeninová či jiná soukromá oslava nebo tematický večer.
- Zábavní program – součást eventu zaměřená na interaktivní, společenskou a vizuální zábavu hostů (například moderované programové bloky, herní stoly s žetony, tematické aktivity, vystoupení umělců, hudební doprovod apod.).
- Tematický večer – event navržený v konkrétním stylu (například Casino Night, Poker Night, Great Gatsby, Hollywood Night, Black & Gold Evening, Retro Party, Corporate Game Night nebo Elegant Lounge Night) zahrnující scénografii, výzdobu, osvětlení, hudbu a zábavní prvky odpovídající tématu.
- Smlouva – písemná dohoda, potvrzená objednávka nebo jiný dokument (včetně elektronické podoby), kterým je mezi Agenturou a Klientem závazně sjednán konkrétní event a jeho parametry (termín, místo, rozsah služeb, cena a další podmínky).
- Herní prvky – zejména pokerové stoly, ruletové stoly, blackjackové stoly, karty, žetony a další vybavení, které Agentura využívá jako součást společenského a zábavního programu. Tyto prvky neslouží k provozování hazardních her a nejsou spojeny s finančními výhrami ani prohrami hostů.
Pokud některý pojem není v těchto obchodních podmínkách výslovně definován, vykládá se podle jeho obvyklého významu v oblasti eventové produkce a souvisejících služeb.
3. Rozsah poskytovaných služeb
Agentura poskytuje Klientům komplexní služby v oblasti návrhu, produkce a realizace eventů na klíč i dílčích dodávek. Konkrétní rozsah služeb je vždy vymezen ve Smlouvě nebo závazné objednávce, typicky však zahrnuje zejména:
- návrh konceptu eventu včetně doporučení vhodného tématu a struktury programu,
- návrh a zajištění scénografie, dekorací, tematické výzdoby, světelného designu a ozvučení,
- zajištění moderátorů, animátorů, dealerů, DJ nebo hudební produkce a dalších uměleckých vystoupení,
- zajištění a instalaci herních stolů, žetonů, karet a dalších rekvizit určených pro společenskou a zábavní formu programu,
- koordinaci průběhu akce na místě, řízení časového harmonogramu a komunikaci s dodavateli,
- produkční podporu před akcí, v průběhu i po jejím ukončení (příprava briefu, návštěvy lokace, technické konzultace apod.).
Agentura vytváří stylové prostředí inspirované herní atmosférou zejména u tematických večerů typu Casino Night nebo Poker Night, vždy však s důrazem na společenský charakter, bezpečnou zábavu, networking a komfort hostů. Jakékoli využití herních prvků je určeno pouze pro volnočasovou, nepeněžitou zábavu v rámci eventu.
Agentura nezajišťuje služby online hazardu, nepřijímá žádné vklady nebo sázky hostů a neposkytuje peněžité výhry. Případné bodování nebo používání žetonů slouží výhradně k hernímu a soutěžnímu efektu v rámci zábavního programu.
5. Práva a povinnosti smluvních stran
5.1 Povinnosti Agentury
- připravit a realizovat event v souladu se Smlouvou, profesionálním standardem eventové produkce a s ohledem na bezpečí a komfort hostů,
- zajistit sjednaný tým (moderátoři, animátoři, technici, personál k herním stolům) a sjednané technické a dekorativní vybavení,
- koordinačně řídit průběh eventu v rozsahu sjednaném ve Smlouvě,
- informovat Klienta o skutečnostech, které mohou mít vliv na realizaci akce (např. technická omezení lokace, neočekávané události, nutnost úprav harmonogramu),
- dodržovat právní předpisy, zejména v oblasti bezpečnosti práce, ochrany zdraví a ochrany osobních údajů.
5.2 Povinnosti Klienta
- poskytnout Agentuře včasné, pravdivé a úplné informace důležité pro přípravu a realizaci eventu,
- zajistit v dohodnutém rozsahu vhodné prostory pro konání akce, včetně přístupu pro techniku a personál Agentury,
- zajistit potřebná povolení, souhlasy vlastníka objektu či jiné nezbytné administrativní náležitosti, pokud se Agentura nezavazovala je zajistit,
- dodržovat platební podmínky sjednané ve Smlouvě,
- zajistit, aby hosté a účastníci akce dodržovali základní bezpečnostní pravidla a respektovali pokyny zástupců Agentury a technického personálu.
5.3 Společná ujednání
Klient bere na vědomí, že vizuální podoba a atmosféra eventu může být ovlivněna konkrétní lokací, časovým harmonogramem a dalšími faktory, které nemusí být zcela v moci Agentury (například akustika prostoru, omezení hluku, limity stavebních úprav apod.). Agentura se zavazuje vždy hledat řešení, které co nejlépe splní dohodnutý koncept a současně bude respektovat technické a bezpečnostní limity.
Klient nesmí využít zajištěné herní prvky k organizaci peněžních her nebo jiných aktivit, které by podléhaly režimu hazardních her podle platné legislativy. V případě porušení tohoto ujednání nese plnou odpovědnost za případné škody a sankce a zavazuje se Agenturu od těchto nároků zcela zprostit.
6. Platební podmínky a storno
6.1 Cena a fakturace
Cena za služby Agentury je stanovena ve Smlouvě nebo v potvrzené nabídce. Cena obvykle zahrnuje přípravu, produkci, koordinaci a samotnou realizaci eventu, případně další sjednané položky (pronájem vybavení, doprava, technika apod.).
Fakturace probíhá zpravidla ve dvou krocích:
- zálohová platba – vyúčtovaná formou zálohové faktury po uzavření Smlouvy; výše zálohy a splatnost jsou uvedeny ve Smlouvě,
- doplatek – vystavený po uskutečnění eventu na základě skutečně poskytnutých služeb a případných odsouhlasených změn.
Konkrétní platební podmínky (částky, splatnost, bankovní údaje) jsou vždy uvedeny v příslušné faktuře a ve Smlouvě. Platby probíhají bezhotovostním převodem na účet Agentury, není‑li ve Smlouvě sjednáno jinak.
6.2 Storno podmínky
V případě, že Klient z jakéhokoli důvodu event zruší nebo zásadně změní termín, uplatní se storno podmínky uvedené ve Smlouvě. Ty zpravidla zohledňují čas zbývající do konání akce a již vynaložené náklady Agentury (například rezervace dodavatelů, výroba dekorací, blokace termínů personálu apod.).
Typicky platí, že čím později dojde ke zrušení akce, tím vyšší část sjednané ceny může být účtována jako storno poplatek. Přesná výše a časové lhůty jsou vždy konkretizovány ve Smlouvě.
6.3 Změna termínu a rozsahu služeb
Pokud Klient požádá o změnu termínu, místa konání nebo rozsahu služeb, posoudí Agentura možnosti přebookování dodavatelů a interních kapacit. V případě kladného vyřízení může být účtován manipulační poplatek nebo rozdíl v ceně, pokud změna povede ke zvýšení nákladů.
Pokud změna termínu nebo rozsahu služeb není možná bez vzniku škody nebo neúměrných nákladů, může Agentura považovat původní objednávku za zrušenou ze strany Klienta a uplatnit sjednané storno podmínky.
7. Ochrana osobních údajů
Agentura při své činnosti zpracovává osobní údaje Klientů a v nezbytném rozsahu také kontaktní údaje osob zapojených do přípravy nebo realizace eventu. Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s platnou legislativou, zejména s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy.
Podrobné informace o účelech, právních základech, době uchování, právech subjektů údajů a kontaktních údajích na pověřenou osobu nebo odpovědnou osobu Agentury jsou uvedeny v samostatném dokumentu Ochrana osobních údajů. Tento dokument je dostupný na webových stránkách Agentury a tvoří informační rámec pro všechna zpracování osobních údajů související s poskytováním eventových služeb.
Klient se zavazuje předat účastníkům akce relevantní informace o tom, že v rámci eventu mohou být pořizovány fotografie nebo audiovizuální záznamy sloužící k dokumentaci a prezentaci akce, pokud se na tom Agentura a Klient výslovně dohodnou.
V případě, že Klient poskytne Agentuře osobní údaje svých zaměstnanců či hostů (například pro účely seznamu účastníků, personalizovaných jmenovek, registrace na místě apod.), prohlašuje, že je oprávněn tyto údaje poskytnout a že dotčené osoby byly vhodným způsobem informovány.
8. Reklamace, odpovědnost a další ustanovení
8.1 Reklamace poskytovaných služeb
Má‑li Klient výhrady ke způsobu poskytnutí služeb, je povinen tyto výhrady uplatnit bez zbytečného odkladu, ideálně již v průběhu eventu u přítomného zástupce Agentury, aby bylo možné případné nedostatky operativně řešit.
Písemnou reklamaci může Klient uplatnit nejpozději do určité lhůty stanovené ve Smlouvě, a to s popisem reklamovaného stavu a s uvedením toho, jaké řešení požaduje. Agentura se zavazuje reklamaci vyřídit v přiměřené lhůtě a Klienta o výsledku písemně informovat.
8.2 Odpovědnost a omezení škody
Agentura odpovídá za škody způsobené prokazatelným porušením svých povinností vyplývajících ze Smlouvy nebo z těchto obchodních podmínek. Odpovědnost Agentury za škodu je omezena na skutečnou škodu a maximálně do výše sjednané ceny za daný event, není‑li právními předpisy vyžadováno jinak.
Agentura nenese odpovědnost za škody vzniklé v důsledku okolností vylučujících odpovědnost (vyšší moc), za jednání třetích osob mimo její kontrolu nebo za škody způsobené porušením povinností Klienta (například nedodržením bezpečnostních pokynů, nevhodným zacházením s technikou či vybavením apod.).
8.3 Mimosoudní řešení sporů
Agentura dává přednost smírnému řešení případných sporů a otevřené komunikaci s Klientem. V případě, že mezi stranami dojde ke sporu, pokusí se nejprve dosáhnout dohody prostřednictvím jednání zástupců obou stran. Nedojde‑li ke smírnému řešení, budou spory řešeny podle platného práva České republiky před věcně a místně příslušným soudem.
8.4 Závěrečná ustanovení
Tyto obchodní podmínky jsou platné a účinné od okamžiku jejich zveřejnění na webových stránkách Agentury a použijí se na všechny Smlouvy uzavřené po tomto datu, není‑li mezi stranami písemně sjednáno jinak.
Agentura je oprávněna obchodní podmínky jednostranně měnit, přičemž nové znění bude zveřejněno na webu. Na již uzavřené Smlouvy se použije znění obchodních podmínek účinné v době uzavření příslušné Smlouvy, pokud se strany výslovně nedohodnou na použití novější verze.
Pokud se některé ustanovení těchto obchodních podmínek ukáže jako neplatné nebo neúčinné, nemá tato skutečnost vliv na platnost a účinnost ostatních ustanovení. Strany se v takovém případě zavazují nahradit neplatné ustanovení ustanovením novým, které bude smyslem a účelem co nejblíže odpovídat původnímu.
Aktuální znění obchodních podmínek je dostupné na této stránce. Pro dotazy týkající se obchodních podmínek nebo plánované akce nás můžete kontaktovat prostřednictvím formuláře na stránce Kontakt.